itu, tetap ada etika tidak tertulis terkait kepantasan surat menyurat ini.
Berikut 10 kesalahan yang harus Anda hindari saat menulis surat bisnis lewat
email:
*1. Huruf Besar Semua*
Pernahkah Anda menerima surat dengan tulisan huruf besar semua? Meski isi
surat biasa saja, tapi kesan yang ditimbulkan oleh penggunaan huruf besar
ini sangat khas. Seakan-akan Anda, si pengirim, 'berteriak' pada si
penerima. Penggunaan ini sangat dianjurkan tidak dilakukan.
*2. Huruf yang 'Lucu'
*Penggunaan surat bisnis selayaknya formil. Ada beberapa font atau huruf
yang justru sebaliknya. Menimbulkan kesan santai atau kekanak-kanakkan.
Penggunaan huruf seperti Comic Sans seharusnya dihindari. Surat bisnis
formil mengacu pada huruf Times New Roman atau Helvetica.
*3. Salah Ketik Nama
*Ini sangat fatal! Salah ketik nama akan membuat si penerima surat merasa
'terhina'. Kalau Anda kesulitan mengetik atau kerap salah, lebih baik
langsung copy paste nama yang bersangkutan.
*4. Menggunakan Emoticons
*Tanpa kita sadari, dengan perkembangan chatting, Emoticons di Messenger
sudah menjadi hal yang 'biasa'. Namun menggunakan Emoticons jangan dilakukan
di surat resmi. Bayangkan bila ada tanda 'smiley' di surat bisnis yang Anda
kirim atau Anda terima. Rasanya sih aneh.
*5. Bahasa Informal
*Surat bisnis juga haram menggunakan bahasa informal. Apalagi bahasa slang
yang sekarang lazim dikirim via SMS atau chatting. Anda tidak akan nyaman
saat menerima surat seperti ini bukan,
"Halluww! Apa kabar? Si Anu kemaren cerita ke gue, katanya elo punya produk
yang khueren abieezz yak? Bisa dungs dishare ke kita-kita di sini. Ditungguh
ya sharenya, muaachh."
*6) Bertele-tele
*Membuat surat elektronik bisnis jangan bertele-tele. Langsung pada inti
masalah. Umumnya, inti kalimat bisa dijelaskan dalam tiga kalimat. Sebuah
penelitian di Jerman menemukan, surat bisnis lewat email intinya relatif
sama dengan tiga kali mengirim SMS.
*7. Subyek Surat Langsung Tegas
*Subyek email bisnis harus langsung menggambarkan isi surat. Bukan lagi
kalimat percakapan normal seperti 'Hai'.
*8. Merongrong
*Biasanya orang tak sabar menanti jawaban atas email mereka. Dalam etika
bisnis, mengirim email menanyakan perkembangan sebaiknya dilakukan dalam
hitungan puluhan jam. Misalnya, setelah 24 jam, Anda bisa menanyakan
bagaimana perkembangan email yang Anda kirim. Jangan langsung baru tiga jam
Anda sudah memborbardir menanyakan perkembangan, kecuali memang hal yang
mendesak, atau Anda bisa menelepon yang bersangkutan, tidak harus
menunggunya.
*9. Clip art
*Memasang Clip Art dalam surat bisnis resmi sudah pasti dilarang. Tanpa
pengecualian.
*10. Berkorespondensi via Jejaring Sosial
*Etika bisnis mengatur jangan pernah menghubungi kontak Anda via laman
jejaring sosial. Gunakanlah saluran yang resmi, yaitu Email. Facebook,
Twitter, diciptakan untuk kepentingan pribadi, meski belakangan merambah ke
dunia bisnis.
Mengirim surat bisnis via Facebook terkesan meremehkan kontak Anda. Kecuali
dalam situasi tertentu, Anda bisa mengirim pesan ke dalam kotak surat di
Facebook atau Twitter bersangkutan. Inipun hanya sementara, setelah mendapat
tanggapan, Anda sebaiknya mengirim surat dengan email lagi.
